Paralaksa tła

Pierwszy pracownik w startupie

W istnieniu większości rozwijających się i dobrze prosperujących startupów nadchodzi moment kiedy do płynnego funkcjonowania przedsiębiorstwa potrzebujemy dodatkowych rąk do pracy. Nowy pracownik w przedsiębiorstwie to nowy potencjał, zasób wiedzy i umiejętności, ale także, co ma na celu przedstawić ten wpis, szereg obowiązków dla pracodawcy.

Doprecyzowując, w myśl art.3 Kodeksu pracy „Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę”. Tym samym ustawodawca za pracownika nie uznaje osób zatrudnionych na podstawie umów zlecenie i umów o dzieło.

Podejmując decyzje o powiększeniu biznesu rozpatrujemy zazwyczaj jedynie konieczność wygospodarowania środków pieniężnych ewentualnie miejsca na ten cel. Owszem są to kluczowe elementy, jednak należy je rozszerzyć o przepisy przywoływanego już Kodeksu Pracy. Zebraliśmy je w poradnik dla nowych i przyszłych pracodawców. Jest on oparty na Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Oto lista czynności, które musisz dokonać zatrudniając pracownika:
1. Skierować pracownika na wstępne badania lekarskie.
2. Podpisać umowę o pracę.
3. Zgłosić osobę zatrudnioną do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, od tej chwili będziesz musiał płacić co miesiąc składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
4. Przejść szkolenia bhp dla pracodawcy, zapoznać pracownika z zasadami bhp oraz zapewnić mu szkolenie w tym zakresie.
5. Przygotować informację o warunkach zatrudnienia, w której zawrzesz między innymi dane o normie czasu pracy, częstotliwości wypłat i długości okresu wypowiedzenia.
6. Zaznajomić pracownika z regulaminem pracy i regulaminem wypłat.
7. Poinformować pracownika o ryzyku zawodowym i równym traktowaniu w zatrudnieniu.
8. Stworzyć i przedstawić pracownikowi zakres jego obowiązków. W tym miejscu z Twojego puntu widzenia najlepiej umieścić więcej bardziej ogólnych punktów niż wymieniać niezliczoną ilość drobnych czynności. Na przykład poprzez podpunkt „niezbędne prace biurowe” możesz ująć kserowanie, porządkowanie dokumentów itp.
9. Zebrać komplet dokumentów, będą niezbędne do założenia akt osobowych pracownika, w tym:
• oświadczenia pracownika dowodzące o zapoznaniu go z wymienionymi wyżej informacjami i warunkami.
• Zaświadczenie o przejściu szkolenia z zakresu bhp
• Kwestionariusz osobowy i świadectwa pracy pracownika
10. Prowadzić imienną listę wypłacanego wynagrodzenia.
11. Założyć kartę ewidencji czasu pracy zawierającą informacje o godzinach nadliczbowych, pracy w niedzielę, święta i nocą, urlopach, zwolnieniach itp.
12. Prowadzić akta osobowe. Instrukcja jak to robić jest materiałem na oddzielny artykuł. Ogólnie ujmując jest to ponumerowana dokumentacja prowadzona osobno dla każdego pracownika, podzielona na 3 części ułożone chronologicznie.

Wygląda skomplikowanie? Jeśli planujesz zatrudnić pracownika w oparciu o umowę o pracę lub już to zrobiłeś, ale nie dopilnowałeś nakazów ustawodawcy możemy Ci w tym pomóc. Przygotowujemy niezbędne dokumenty i formularze, prowadzimy akta osobowe, a także możemy pomóc nawiązać kontakt z specjalistami do spraw BHP. Jeśli czujesz, że nie jest dla Ciebie problem dokonanie wszelkich formalności potraktuj te wskazówki jako check-liste.

Dolegliwości spowodowane zaniechaniem przepisów są znacznie bardziej obciążające dla budżetu startupu niż koszty obsługi księgowej.

Przykładowo, na podstawie art.281 Kodeksu pracy „kto nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników” lub „pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem” podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Kontrole Inspekcji Pracy, które sprawdzają czy przestrzegane jest prawo pracy i zasady BHP dotyczą każdego przedsiębiorcy, nawet tego, który zatrudnia tylko jednego pracownika.

Anna Miłek