KSeF - krótki przewodnik. Co powinieneś wiedzieć?

KSeF to platforma służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Po wysłaniu faktury do systemu Ministerstwa Finansów dokument przechodzi automatyczną walidację, otrzymuje unikalny numer KSeF ID i jest archiwizowany w centralnej bazie nawet przez 10 lat.

‍

Harmonogram wdrożenia - kto i kiedy musi korzystać z KSeF?

Ustawodawca przewidział trzy etapy wejścia w życie obowiązku:

• od 1 lutego 2026 r. - największe podmioty, których wartość sprzedaży wraz z kwotą VAT w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. - pozostali przedsiębiorcy (z wyłączeniem najmniejszych),
• od 1 stycznia 2027 r. - tzw. najmniejszy podatnicy, czyli przedsiębiorcy o sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie.

Okres ochronny: Do 31 grudnia2026 r. obowiązuje okres ochronny, w którym Ministerstwo Finansów nie będzie nakładać kar za techniczne błędy w wystawianiu faktur. Jeśli jednak chodzi obłędy merytoryczne (np. błędne kwoty VAT), odpowiedzialność podatnika utrzymuje się.

Warto jednak podkreślić, że nawet jeśli nie należysz do grona największych podmiotów, kluczowe jest, aby posiadać dostęp do KSeF już od 1 lutego 2026 r. Wynika to z faktu, że duże firmy - np. największe sieci stacji benzynowych - będą od tego dnia obowiązkowo wystawiać swoje faktury wyłącznie w KSeF. Oznacza to, że jako przedsiębiorca będziesz musiał pobrać fakturę zakupową bezpośrednio z systemu, aby móc ją zaksięgować. Brak dostępu do KSeF może więc realnie utrudnić codzienne funkcjonowanie firmy, nawet jeśli sam obowiązek KSeF obejmie Cię dopiero w kolejnych etapach.

‍

Czy wszystkie faktury będą w KSeF?

Nie. Choć system obejmie większość obrotu gospodarczego B2B, ustawodawca pozostawił katalog wyłączeń. Obowiązkowe będą m.in.:

• faktury w relacjach B2B,
• faktury dla instytucji publicznych,
• faktury zaliczkowe i korygujące.

‍

Wyłączone z obowiązku są m.in.:

• faktury B2C - faktury dla konsumentów (osób     fizycznych nieprowadzących działalności) mogą być wystawiane tradycyjnie     (papierowo lub elektronicznie) i nie są objęte obowiązkiem KSeF,
• paragony fiskalne z NIP-em do 450 zł - mogą pełnić     rolę faktur uproszczonych i są wyłączone z obowiązku KSeF do 31 grudnia     2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. wszystkie faktury - w tym uproszczone - będą     musiały być wystawiane w KSeF,
• faktury B2B, wystawiane przez podmioty, których łączna     wartość sprzedaży objętej obowiązkowym KSeF nie przekroczy 10 000 zł     brutto miesięcznie, mogą być wystawiane poza KSeF do 31 grudnia 2026 r.     lub do momentu pierwszego przekroczenia limitu. Faktura, którą następuje     przekroczenie limitu, a także wszystkie kolejne muszą być już wystawiane w     KSeF - niezależnie rozpoczęcia następnego miesiąca,
• faktury VAT RR - wystawianie w KSeF będzie od 1     lutego 2026 r. fakultatywne i zależy od decyzji rolnika ryczałtowego,
• faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne,
• wybrane przypadki podatników zwolnionych z VAT.

‍

Czy KSeF dotyczy przedsiębiorców zwolnionych z VAT?

Tak, choć z wyjątkami. Podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego lub zwolnienia przedmiotowego również mają obowiązek wystawiania faktur w KSeF w zakresie transakcji, które wymagają udokumentowania fakturą ustrukturyzowaną. Zwolnienie z VAT nie oznacza zwolnienia z obowiązku KSeF.

Jak wystawiać faktury w KSeF?

Aby wystawiać dokumenty wsystemie, przedsiębiorca musi:

1. skonfigurować połączenie swojego programu     księgowego z KSeF,
2. wygenerować token dostępu w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) - od 1 listopada 2025 r. wszystkie nowe uprawnienia nadawane są wyłącznie przez MCU,
3. nadać odpowiednie uprawnienia pracownikom lub biuru rachunkowemu poprzez MCU.

Tokeny wygenerowane w starej wersji KSeF 1.0 nie będą działać w docelowej wersji KSeF 2.0. Jeśli posiadasz stare tokeny, powinieneś wygenerować nowe w MCU.

Po integracji proces wygląda standardowo - faktura tworzona jest w programie, a system automatycznie wysyła plik XML do KSeF. Po pozytywnej walidacji nadawany jest KSeF ID (unikalny numer faktury w systemie) oraz UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), czyli dokument potwierdzający, że KSeF przyjął fakturę i że została ona prawidłowo zarejestrowana w systemie.

Tryb offline -rozwiązanie na awarie

W przypadku braku internetu lub niedostępności systemu przedsiębiorca może korzystać z trybu offline24.Warunkiem jest posiadanie aktualnego certyfikatu wystawcy faktur.

Faktura offline zawiera dwa kody QR - umożliwiający weryfikację faktury w KSeF oraz potwierdzający autentyczność integralności dokumentu.

Faktura offline musi zostać wysłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.

Jeśli awarię KSeF ogłosi MF, poprzez komunikat na stronie BIP, przedsiębiorca może wystawić fakturę w trybie awaryjnym - wtedy po zakończeniu awarii ma 7 dni na przesłanie faktury do KSeF, aby nadać jej numer i zapewnić formalną ważność dokumentu.

W przypadku tzw. awarii całkowitej, czyli zarówno KSeF, jak i strony BIP, ogłoszonej w środkach masowego przekazu, faktury mogą być wystawiane poza systemem, a po zakończeniu awarii nie ma obowiązku ich dosyłania do KSeF.

‍

Jak przygotować się do KSeF?

Wprowadzenie KSeF wymaga nie tylko zmian technicznych, ale również organizacyjnych. Jakie kroki jako przedsiębiorca powinieneś podjąć:

1. Sprawdź zgodność systemu - zweryfikuj, czy Twój     program do fakturowania wspiera KSeF. Jeśli nie, zaplanuj zmianę systemu.
2. Zaplanuj integrację - połączenie systemu z KSeF. Im     wcześniej zaczniesz, tym więcej czasu będziesz miał na testy.
3. Zaktualizuj dane kontrahentów - upewnij się, że     posiadasz poprawne NIP-y, adresy i pełne dane wszystkich dostawców i     odbiorców. Błędy w danych nie mogą być już korygowane notą korygującą -     konieczna będzie wystawienie faktury korygującej.
4. Przeszkolenie zespołu - pracownicy zajmujący się     fakturowaniem i księgowością muszą znać nowe procedury. Warto     przeprowadzić szkolenia wewnętrzne lub skorzystanie z oferty zewnętrznych     szkoleń.
5. Przetestuj system - testowa wersja KSeF jest     dostępna od listopada 2025 r., co pozwala na zapoznanie się z systemem     przed obowiązkowym wdrożeniem. Nie odkładaj testowania na ostatni moment.
6. Skontaktuj się z biurem rachunkowym - jeśli nie     czujesz się pewnie, zwróć się do specjalistów, którzy pomogą Ci w całym     procesie wdrażania.

‍

KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale przebudowa całego systemu fakturowania w Polsce. Odpowiednie przygotowanie pozwoli Ci wykorzystać szansę na uporządkowanie procesów, automatyzację księgowości i eliminację błędów. Wymaga to jednak zaangażowania i planowania. Im wcześniej Twoja firma zacznie pracować z KSeF, tym łatwiej odnajdzie się w obowiązkowym systemie już w 2026 roku.

‍